2025.12.09 2025.12.10

AIにメールを作成してもらうときに指示するといい「7つの要素」

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フリーランス税理士として活動している「やっぴー/佐田一紀」です！
「自由」が欲しくてフリーランスになった方向けに「AI・ITによる効率化」「お金の話」「PCガジェット」について情報発信しています！

今回は、GeminiなどのAIにビジネスメールを書いてもらうとき、どうすれば『いい感じ』になるのか？というテーマです。

AIにメール作成を頼んだとき、「言葉遣いが堅すぎる」「なんかよそよそしい…」と感じたことはありませんか？

細かい文章の作成はAIに任せるとしても、「こんな雰囲気で」ということをプロンプトで指示すると、より自分好みのメールを作成することができます。

そこで今回は、ビジネスメールを作成するときに役立つ「プロンプト用語集」を記事にまとめました！

AIにお任せで「いい感じ」にならない理由
ビジネスメールプロンプト用語集
実際に指示を出すときのコツ

AIにお任せで「いい感じ」にならない理由

なぜ、AIは私たちの思う「いい感じ」を理解してくれないのでしょうか。

それは、AIには「文脈（コンテキスト）」が見えていないからです。

人がメールを書くときは、頭の中で次のようなことを考慮していると思います。

「この人とは長い付き合いだから、少し砕けた表現で親しさを出そう」
「ミスをしてしまったから、言い訳せずにまずは謝罪から入ろう」
「相手は忙しい社長だから、挨拶は省いて結論だけ書こう」

AIに「いい感じに書いて」とだけ伝えても、この背景事情までは伝わりません。その結果、AIは「誰にでも通用する、無難で堅苦しいビジネスメール」を出力してしまいます。

このズレをなくすためには、「用件・宛名・関係性・挨拶・構成・アクション・表現」という7つの要素を具体的に指定してあげる必要があります。

項目	説明	理由
1. 用件	何のためのメールか	メールの目的を決めるため
2. 送り先	誰に送るのか	相手の立場によって敬語のレベルが変わるため
3. 関係性	相手との距離感	「よそよそしさ」や「馴れ馴れしさ」を調整するため
4. 挨拶	書き出しの言葉	季節の挨拶を入れるか、単刀直入に本題から入るか決めるため
5. 構成	話の組み立て方	読みやすさや説得力をコントロールするため
6. アクション	してほしいこと	相手が次に何をすべきかを明確にするため
7. 表現	文体のトーン	文章の性格（柔らかさ・硬さ）を決めるため

やっぴー

私はAIのことを超優秀な新入社員だと思っています。あらゆる知識・情報を網羅していて、指示したことは完璧にこなす優秀な人材です。でも新入社員なので、自社のルールや上司の考えていることを察する能力はありません。

ベテラン社員であれば「いい感じ」にメール返しておいて、と指示すれば「上司とメール相手は非常に仲がいいから、季節の挨拶とか形式的なことはなくていいな」と判断してくれます。

しかし、新入社員には「どのような内容で、どの程度の敬語のレベル」かなどを伝えないと、一般常識でのメールを作成してしまいます。AIは「新入社員」だと思って事細かに指示出しをした方が、こちらが求めているものを返してくれるようになります。

ビジネスメールプロンプト用語集

ここからは、7つの項目別に紹介します。

AIへの指示文（プロンプト）を作るとき、この表から「こういうが入ったメールを作りたかったんだ！」と当てはまる言葉を選んで入力してみてください。

1.「用件」の用語集

まずは「何のためのメールか」を明確に指示します。

用語（指示）	AIへの効果・ニュアンス
日程調整	候補日を提示し、スムーズに日時を決定する構成になります。
資料送付	添付ファイルがあることを明記し、確認を促す文章になります。
社内承認・決裁依頼	上司に対して承認を求める文章になります。
アンケート・調査依頼	協力をお願いする丁寧な導入と、回答期限の提示が含まれます。
紹介依頼	人脈を紹介してほしい旨を伝えます。
進捗報告	現状を報告します。
議事録送付	会議の決定事項やネクストアクションを共有します。
出張・外出報告	不在期間や緊急時の連絡先を明記します。
変更・修正連絡	以前の内容から何が変わったのかを明確に伝えます。
不在・遅刻・早退連絡	業務への影響を最小限にするための引き継ぎや連絡事項を含めます。
商談・来社のお礼	時間を割いてもらった感謝と、今後の関係維持を伝えます。
会食・接待のお礼	親睦が深まったことへの感謝を伝えます。
着任・異動の挨拶	新しい立場で改めて関係を構築するための挨拶になります。
退職の挨拶	在職中の感謝と、今後の連絡先などを伝えます。
季節の挨拶	業務連絡はなく、関係維持のために季節の話題を送ります。
返信遅延のお詫び	返信が遅れたことについて、丁寧にお詫びしてから本題に入ります。
ミス・不手際のお詫び	言い訳をせず、事態の収拾と再発防止に向けた姿勢を示します。
納期遅延のお詫び	遅れの理由と、確実な納品予定日を伝え、誠心誠意謝罪します。
欠席・キャンセルのお詫び	予定していたアポイントに行けなくなった事情と謝罪を伝えます。
クレーム対応	相手の不満を受け止め、解決策や対応方針を冷静に伝えます。
新規提案・営業	相手のメリットを提示し、興味を持ってもらうための文章を作ります。
イベント・セミナー案内	開催概要をわかりやすく伝え、参加申し込みを促します。
事務所移転のお知らせ	新住所や業務開始日などの重要情報を正確に伝えます。
休業日のお知らせ	年末年始や夏季休暇など、連絡がつかない期間を周知します。
新商品・サービス開始案内	新たな商品・サービスをアピールします。
見積・提案のお断り	角を立てずに、今回は見送る旨を丁寧に伝えます。
値下げ・条件変更の交渉	こちらの要望を通しつつ、相手にも納得してもらう交渉を行います。
内定通知	採用の意向を伝え、入社承諾に向けた手続きを案内します。
不採用通知	応募への感謝を伝えつつ、丁重にお断りします。
督促・催促	未入金や未回答に対し、期限を切って対応を求めます。

2.「送り先」の用語集

「誰に送るか」を指定することで敬語の程度などを調整してもらいます。

用語（指示）	AIへの効果・ニュアンス
新規顧客	基本に忠実で丁寧な表現になります。
既存顧客	「いつもお世話になっております」等の定型句が自然に入ります。
取引先	一般的なビジネスパートナーとして、適度な距離感を保ちます。
長年の付き合いのある人	信頼関係を前提とした、少し踏み込んだ表現が可能になります。
名刺を交換した人	どこで会ったかを含め、記憶を呼び起こす挨拶になります。
誰かに紹介してもらった人	紹介者の顔を立てる、礼儀正しい挨拶が含まれます。
仕事上のパートナー	対等な立場で、共に業務を進めるための実務的な表現になります。
上司	報告・連絡・相談を意識した構成になります。
同僚	「お疲れ様です」など、社内ルールに則った簡潔な表現になります。
部下	明確な指示出しや、労いの言葉が含まれるようになります。
他部署の方	所属を明確にし、部署間の連携をお願いする表現になります。
プロジェクトメンバー	所属に関わらず、チームとしての連帯感を意識した表現になります。
新規採用者	会社の顔として、歓迎の意と必要な案内を分かりやすく伝えます。

3.「関係性」の用語集

相手との「関係性」を指示することで、事務的なメールなのか、友好的な間柄の相手とのメールなのかを判断してもらいます。

用語（指示）	AIへの効果・ニュアンス
長い付き合い	前置きを省略したり、信頼関係に基づいた表現になります。
プライベートでも交流がある	雑談や季節の話題を交え、親しみやすい表現になります。
チームメンバー	形式ばった挨拶よりも、実務のスピード感を重視します。
事務的なやりとりだけの関係	感情を排し、正確さと効率を最優先したドライな表現になります。
久しぶり	ご無沙汰していることを詫びるクッション言葉が入ります。
紹介された直後	これから関係を築くための、丁寧で好印象な表現になります。
相手の方が力関係が強い	相手の立場を尊重し、謙譲語を多用した「下から」の表現になります。
クレーム対応中	言葉選びに細心の注意を払い、誠意ある謝罪と事実確認に徹します。
こちらがお願いする立場	「恐れ入りますが」など、相手に配慮するクッション言葉が増えます。
交渉中	譲歩案を示したり、こちらの主張を丁寧に伝えたりするバランスを取ります。

4.「挨拶」の用語集

書き出しの定型文を指定します。普段から定型の挨拶文を使っているのであれば、それをそのまま使うようにAIに指示する方が確実です。

用語（指示）	AIへの効果・ニュアンス
社外用の一般的な挨拶	「いつも大変お世話になっております。」
社内用の一般的な挨拶	「お疲れ様です。」
初めての挨拶	「突然のご連絡失礼いたします。〇〇の～と申します。」
久しぶりの挨拶	「ご無沙汰しておりますが、いかがお過ごしでしょうか。」
短期間に何度も連絡しているとき	「度々のご連絡となり恐縮です。」
時候の挨拶	「拝啓〇〇の候～」や「すっかり秋めいてきましたが～」など。
季節の挨拶	「暑い日が続きますが～」など、気候への言及。
相手の体調を気遣う挨拶	「ご多忙の折とは存じますが、体調を崩されておりませんでしょうか。」
返信への感謝の挨拶	「早速のご返信、誠にありがとうございます。」
迅速な対応への感謝の挨拶	「この度は迅速にご対応いただき、心より感謝申し上げます。」
直近に会ったあとの挨拶	「先日は貴重なお時間をいただき、ありがとうございました。」
相手の活躍等を祝う挨拶	「この度は〇〇へのご就任、誠におめでとうございます。」
謝罪の挨拶	「この度は弊社の不手際により、多大なるご迷惑をおかけし～」
時間帯に配慮する挨拶	「夜分遅くに失礼いたします。」
相手の状況を共感する挨拶	「〇〇の件で現場は大変かと存じますが～」
再連絡・催促の挨拶	「先日お送りいたしました件につきまして～」
挨拶なしですぐ本題	（挨拶を省略し）「標記の件につきましてご報告です。」

5.「構成」の用語集

文章の組み立て方を指定します。

用語（指示）	AIへの効果・ニュアンス
結論から書く	最も伝えたいことを冒頭に配置します。
要点を箇条書き	情報を羅列せず、・（中黒）を使ってリスト化し、視認性を高めます。
事実関係だけ伝える	感情や主観を入れず、客観的な報告にします。
時系列で書く	経緯報告などで、時間の流れに沿って順序立てて記述します。
理由を先に書く	なぜその依頼をするのか、背景事情を説明してから本題に入ります。
メリットを先に伝える	提案メールなどで、相手にとっての利益を強調します。
デメリットを先に伝える	リスクや懸念点を隠さず伝え、誠実な印象を与えます。
Q&A形式	想定される質問と回答をセットにして記述します。
先に謝罪を伝える	言い訳をする前に、まずお詫びの言葉を配置します。
先に感謝を伝える	依頼や指摘の前に、日頃の感謝や対応への御礼を伝えます。
クッション言葉を入れる	「恐れ入りますが」「お手数ですが」などを多用し、表現を和らげます。
引用して返信する（インライン）	相手のメール文面を引用し、各項目に対して個別に回答します。
見出しを付ける	【用件】【詳細】などの見出しを付け、長文を読みやすくします。
番号を付けた選択肢を書く	「1. 〇〇」「2. △△」のように番号を振り、選びやすくします。
チェックリスト形式にする	確認漏れがないよう、文末に確認事項のリストを作ります。
要約の後に詳細を書く	冒頭に要約を置き、詳細は後に続けます。
添付ファイルを見ながら	「添付の資料をご覧いただきながら～」という誘導を入れます。

6.「アクション」の用語集

相手に「何をしてほしいか」を明確にします。

用語（指示）	AIへの効果・ニュアンス
期限付きの回答を希望する	「〇月〇日までにご回答ください」とデッドラインを設けます。
選択肢からの回答を希望する	イエス/ノー、または候補日から選んでもらうよう促します。
意見・感想を希望する	フィードバックやアドバイスを求めます。
資料・内容の精査を希望する	間違いがないか、詳しく確認してもらうよう依頼します。
承認・決裁を希望する	Goサインを出してほしい旨を伝えます。
修正・再提出を希望する	不備がある箇所を指摘し、直して再送するよう求めます。
情報共有をしてもらうことを希望する	関係者への転送や周知をお願いします。
手続きを進めてもらうことを希望する	登録や申請などの具体的な作業を促します。
日程が決まったことを確認してもらう	アポイントが確定したことを再通知します。
電話連絡を希望する	メールでは伝わりにくいので、電話で話したい旨を伝えます。
オンライン会議への出席を希望する	指定の時間にWeb会議に参加するよう案内します。
来社を希望する	オフィスやイベント会場へ足を運んでもらうよう招待します。
訪問を希望する	こちらから相手先へ伺いたい旨を伝えます。
返信不要	「ご確認のみで結構ですので、ご返信には及びません」と添えます。
一読してもらうことを希望する	内容を知っておいてほしい、というニュアンスになります。
検討を進めてほしいことを希望する	即決しなくてよいので、社内で話し合ってほしいと伝えます。
了解してほしい	決定事項として受け入れてほしい旨を伝えます。
誤りを忘れてほしい	誤送信などを「ご放念ください」と伝えて破棄をお願いします。
こちらから連絡するまで対応を待ってほしい	相手が動かないように、待機を依頼します。

7.「表現」の用語集

メール全体の雰囲気を決定づける重要な項目です。

用語（指示）	AIへの効果・ニュアンス
最上級の敬語	「賜りますよう」など、非常に丁寧な言い回しになります。
標準的な丁寧語	一般的なビジネスメールとして恥ずかしくない「です・ます」調になります。
ソフトな敬語	「～していただけると嬉しいです」など、親しみやすい柔らかい表現になります。
フランクな敬語	「～でお願いします！」など、記号も交えた軽いタッチになります。
低姿勢・謙虚	「厚かましいお願いで恐縮ですが」と、自分を下げて相手を立てます。
事務的	余計な修飾語を省き、事実のみを伝える文体になります。
相手に寄り添う姿勢	「お気持ちお察しします」など、共感を示す言葉が入ります。
熱意を伝える	「ぜひお力になりたいです！」など、ポジティブな感情表現が増えます。
ポジティブ	否定的な言葉を避け、前向きな言葉に変換して伝えます。
冷静な姿勢	トラブル時などに、動揺を見せず論理的に伝えるトーンになります。
申し訳なさそうに	文面全体から反省や恐縮している様子が伝わる言葉選びになります。
毅然とした態度	譲れない条件や督促において、曖昧さを排除した強い表現になります。
急いでいる様子	「至急」「取り急ぎ」などの言葉を使い、切迫感を伝えます。
やんわりと断る	「ご期待に添えず心苦しいのですが」と、相手を傷つけないよう配慮します。
慎重な表現	「～の可能性があります」など、断定を避けてリスクを回避します。
専門用語を使わずわかりやすく	難しい言葉を噛み砕き、誰にでも分かる平易な言葉にします。

実際に指示を出すときのコツ

これらの用語を全て使う必要はありません。

「ここはこだわりたい！」という部分だけをピックアップして、AIへの指示に組み込んでみてください。

【おすすめの組み合わせ例】

いつものやり取りを楽にしたい時
- 関係性：長い付き合い
- 挨拶：挨拶省略（単刀直入）
- 表現：フランクな敬語
絶対に怒らせたくない謝罪の時
- 関係性：クレーム対応中
- 構成：先に謝罪を伝える
- 表現：最上級の敬語＋申し訳なさそうに

ぜひ、ご自身の状況に合わせて組み合わせてみてくださいね！

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